Convención científica festiva: 3 días eco-diseñados para reunir a 2000 investigadores en Paris-Saclay
Durante 72 horas, WMH Project reunió por primera vez a 2000 empleados de I+D de un gran grupo farmacéutico, de 23 nacionalidades, en torno a un festival que combina ciencia, colaboración y convivialidad. El evento obtuvo una etiqueta de eco-responsabilidad plata (11/12) gracias al eco-diseño, los proveedores comprometidos y la reducción drástica de emisiones de CO₂.
¿Cómo reunir a 2000 colaboradores que nunca se han conocido?
El reto era considerable: reunir por primera vez a 2000 personas de 23 nacionalidades y de todos los continentes, que trabajan en proyectos distintos y nunca habían descubierto un nuevo centro de investigación. WMH Project diseñó un formato de 72 horas concebido como un festival festivo, creativo y tecnológico. El hilo conductor: compartir — compartir puntos de vista, compartir buenos momentos, compartir conocimientos.
¿Cómo organizar un evento inmersivo en un lugar que no lo es?
El emplazamiento elegido era un espacio de trabajo, no un recinto para eventos, que había que transformar en tiempo récord. En plena temporada de alta tensión para la hostelería, la restauración y la técnica, los equipos gestionaron los aforos y los flujos, y convirtieron oficinas en espacios de evento inmersivos. Una web app dedicada sirvió de brújula: orientación, inscripciones a los formatos, agenda personal, chat entre colegas y plenarias interactivas con preguntas en directo.
¿Cómo hacer eco-responsable un encuentro internacional?
El evento obtuvo una etiqueta plata con una nota de 11/12, otorgada por un tercero independiente. La escenografía fue eco-diseñada a partir de madera recuperada y cortada para limitar los descartes, con un 88 % de mobiliario alquilado y el 100 % de las compras revalorizadas (donaciones o reutilización). En transporte: vuelos en clase económica para todos, sin equipaje facturado (917 toneladas de CO₂ ahorradas), 97 % de proveedores locales y ninguna carne roja en el menú (51 000 kg de CO₂ evitados). Botellas reutilizables obligatorias, vasos de silicona alimentaria y credenciales de almidón de maíz reciclables redujeron los residuos.
¿Qué formatos crean vínculos entre investigadores?
El programa combinaba 15 actividades a la carta de 200 a 800 personas: construcción de karts de cartón, coro gigante, coreografía al aire libre, boot camp, hackathon entre países. El «Picnic-Meet» invitaba a cada participante a compartir una cesta con dos personas de su elección para provocar encuentros. Un libro de visitas en audio, un data board con hilos de lana y una votación diaria con pegatinas recogían las opiniones de forma creativa. El cierre —una reacción en cadena con los 2000 participantes— selló el espíritu colectivo.
¿Cómo estructurar el intercambio de conocimientos científicos?
Un programa denso con inscripción previa: 4 keynotes de 500 personas sobre la visión médica hacia 2030, 11 foros (igualdad, RSC, datos, multiculturalidad), 23 talleres de trabajo en grupos reducidos y un facilitador gráfico para recoger los contenidos. Una galería de exposición mostró el trabajo de los equipos de todo el mundo, y una cápsula del tiempo sobre la visión 2030 se reabrirá dentro de seis años.
¿Qué resultados obtuvo esta convención?
Con 1205 encuestados, la nota media alcanzó 5/6, con un 46,6 % de puntuaciones máximas. Los participantes elogiaron la organización, las veladas integradoras, el team building gigante y la calidad de los intercambios. Una convocatoria de talentos lanzada dos meses antes reunió más de 50 candidaturas y llevó a 10 talentos al escenario.
WMH Project — We Make It Happen.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos participantes reunió esta convención?
El evento reunió por primera vez a 2000 empleados de I+D, de todos los continentes y de 23 nacionalidades, durante 72 horas.
¿Qué medidas hicieron eco-responsable el evento?
Eco-diseño con madera recuperada, 88 % de mobiliario alquilado, 100 % de compras revalorizadas, vuelos en clase económica (917 t de CO₂ ahorradas), 97 % de proveedores locales y menús sin carne roja (51 000 kg de CO₂ evitados).
¿Cómo fomentó el evento los encuentros?
Mediante formatos como el Picnic-Meet (una cesta compartida entre tres), 15 actividades a la carta, una convocatoria de talentos y un cierre en reacción en cadena con los 2000 participantes.
¿Cuál fue el índice de satisfacción?
De 1205 encuestados, la nota media alcanzó 5/6, con un 46,6 % de puntuaciones máximas.