Convention scientifique festive : 3 jours éco-conçus pour réunir 2000 chercheurs à Paris-Saclay
Pendant 72 heures, WMH Project a réuni pour la première fois 2000 collaborateurs de la R&D d'un grand groupe pharmaceutique, venus de 23 nationalités, autour d'un festival mêlant science, collaboration et convivialité. L'événement a obtenu un label éco-responsabilité argent (11/12) grâce à l'éco-conception, aux prestataires engagés et à la réduction drastique des émissions de CO₂.
Comment réunir 2000 collaborateurs qui ne se sont jamais rencontrés ?
Le défi était de taille : rassembler pour la première fois 2000 personnes issues de 23 nationalités et de tous les continents, travaillant sur des projets différents et n'ayant jamais découvert un nouveau site de recherche. WMH Project a conçu un format de 72 heures pensé comme un festival festif, créatif et technologique. Le fil conducteur : le partage — partager son point de vue, partager de bons moments, partager ses savoirs.
Comment organiser un événement immersif dans un lieu qui n'en est pas un ?
Le site retenu était un espace de travail, non un lieu événementiel, à transformer en un temps record. En pleine période de forte tension pour l'hôtellerie, la restauration et la technique, les équipes ont géré les jauges et les flux, et métamorphosé des bureaux en espaces d'événement immersif. Une web app dédiée a servi de boussole : repérage, inscriptions aux formats, agenda personnel, chat entre collègues et plénières interactives avec questions en direct.
Comment rendre un rassemblement international éco-responsable ?
L'événement a obtenu un label argent avec une note de 11/12, délivré par un tiers indépendant. La scénographie a été éco-conçue à partir de bois récupéré et découpé pour limiter les chutes, avec 88 % de mobilier loué et 100 % des achats revalorisés (dons ou réemploi). Côté transport : vols en classe économique pour tous, bagages en soute interdits (917 tonnes de CO₂ économisées), 97 % de prestataires locaux et aucune viande rouge au menu (51 000 kg de CO₂ évités). Gourdes obligatoires, gobelets réutilisables en silicone alimentaire et badges en amidon de maïs recyclables ont réduit les déchets.
Quels formats pour créer du lien entre chercheurs ?
Le programme mêlait 15 activités à la carte de 200 à 800 personnes : construction de karts en carton, chorale géante, chorégraphie en plein air, boot camp, hackathon inter-pays. Le « Pique-Meet » invitait chaque participant à partager un panier avec deux personnes de son choix pour provoquer les rencontres. Un livre d'or audio, un data board en fils de laine et un dot voting quotidien recueillaient les avis de manière créative. La clôture, une réaction en chaîne impliquant les 2000 participants, a scellé le collectif.
Comment structurer le partage de savoirs scientifiques ?
Une programmation dense sur inscription : 4 keynotes de 500 personnes sur la vision médicale à l'horizon 2030, 11 forums (égalité, RSE, data, multiculture), 23 workshops de travail en petits groupes et un facilitateur graphique pour restituer les contenus. Une galerie d'exposition mettait en lumière les travaux des équipes du monde entier, et une capsule temporelle sur la vision 2030 sera rouverte dans six ans.
Quels résultats pour cette convention ?
Avec 1205 répondants, la note moyenne atteint 5/6, dont 46,6 % de notes maximales. Les participants ont salué l'organisation, les soirées fédératrices, le team building géant et la qualité des échanges. Un appel à talents lancé deux mois avant a réuni plus de 50 candidatures et fait monter 10 talents sur scène.
WMH Project — We Make It Happen.
FAQ
Combien de participants cette convention a-t-elle réunis ?
L'événement a rassemblé pour la première fois 2000 collaborateurs de la R&D, venus de tous les continents et représentant 23 nationalités, pendant 72 heures.
Quelles mesures ont rendu l'événement éco-responsable ?
Éco-conception à partir de bois récupéré, 88 % de mobilier loué, 100 % des achats revalorisés, vols en classe économique (917 t de CO₂ économisées), 97 % de prestataires locaux et menus sans viande rouge (51 000 kg de CO₂ évités).
Comment l'événement a-t-il favorisé les rencontres ?
Grâce à des formats comme le Pique-Meet (panier partagé à trois), 15 activités à la carte, un appel à talents et une clôture en réaction en chaîne impliquant les 2000 participants.
Quel a été le taux de satisfaction ?
Sur 1205 répondants, la note moyenne a atteint 5/6, avec 46,6 % de notes maximales.