Convención interna en formato festival: 1700 empleados de I+D reunidos
¿Cómo transformar un seminario de I+D de tres días en una experiencia de festival para 1700 empleados de todo el mundo? WMH Project diseñó una convención interna basada en el encuentro, con un dispositivo ecorresponsable de huella mínima e impacto social máximo.
¿Por qué elegir el formato festival para una convención interna?
Cuando 1700 empleados procedentes de sedes internacionales apenas se conocen, el reto es ante todo humano. WMH Project apostó por el festival: un formato positivo lleno de intercambio, inclusivo porque celebra la diversidad de perfiles y culturas, creativo porque estimula la audacia y festivo porque genera orgullo colectivo. Tres convicciones guían el dispositivo: el encuentro con el lugar, el encuentro entre colegas y el encuentro con la innovación.
¿Cómo implicar a 1700 participantes antes del evento?
Un túnel de invitación repartido en cuatro meses genera expectativa. En D-100, la invitación y la plataforma de inscripción; en D-80, un vídeo teaser; en D-75, una convocatoria de talentos donde los empleados envían una actuación artística en vídeo, seguida de una votación interna y la selección de 10 finalistas con coaching. Se suman una lista de reproducción colaborativa (D-50), una web app sin descarga (D-40) y una checklist de festival adaptada al tiempo (D-20).
¿Qué papel juega la tecnología in situ?
Una web app dedicada sostiene el recorrido: perfil personalizado, agenda a medida, plano, who's who, muro social interno y plenaria interactiva (cuestionarios, votaciones, preguntas). Cada participante recibe una acreditación conectada RFID, reutilizable y fabricada en Francia: intercambio de contactos acercando dos credenciales, votación en directo, detección automática en la entrada de los talleres y recordatorios 15 minutos antes de cada sesión. Las credenciales se iluminan con colores distintos para orientar a los grupos hacia sus auditorios.
¿Cómo combinar contenido científico y experiencia humana?
El programa se despliega en tres días en torno a tres hashtags: #INSPIRE (learning expeditions, visitas de sede, ponencias prospectivas), #UNITE (rompehielos, pausas café temáticas, talleres, formatos de networking como el videomatón o el muro de las 100 preguntas) e #INNOVATE (una plenaria e-live emitida en cuatro auditorios, una exposición de pósteres científicos, una cápsula del tiempo que se abrirá en 2030). Formatos audaces — world café, mesa redonda silenciosa, debates, live scribing — sustituyen al discurso vertical.
¿Cómo unir a las personas mediante un reto colectivo?
El último día propone un team building de gran escala: una coreografía gráfica inspirada en creaciones de alto nivel, adaptada a no bailarines y filmada por dron, con la ambición de un récord homologado. Como alternativa, una máquina de reacción en cadena gigante construida en equipos, que moviliza comunicación y ayuda mutua. Dos maneras de crear juntos un recuerdo común.
¿Cómo reducir la huella del evento?
El dispositivo busca una certificación de sostenibilidad exigente y un balance de carbono posterior al evento. Reutilización y alquiler del mobiliario, revalorización sistemática de residuos, catering vegetariano o local y de temporada, movilidad blanda (lanzaderas eléctricas, coche compartido), vasos reutilizables y cero plástico de un solo uso. Un kiosco calcula y compensa el carbono de los desplazamientos de cada invitado. En el plano social: equipos de acogida de programas de inclusión, accesibilidad para movilidad reducida y proveedores del sector adaptado y solidario.
En WMH Project, hacemos del encuentro el corazón de la experiencia — audacia, impacto, responsabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos empleados reúne esta convención interna?
El evento reúne a 1700 empleados de sedes internacionales durante tres días, en torno a los pilares inspirar, unir e innovar.
¿Cómo limita el evento su impacto ambiental?
El dispositivo busca una certificación de sostenibilidad y un balance de carbono posterior: reutilización del mobiliario, catering local y de temporada, movilidad blanda, cero plástico de un solo uso y compensación del carbono de los desplazamientos.
¿Qué herramientas tecnológicas estructuran la experiencia?
Una web app sin descarga (agenda personalizada, plenaria interactiva, muro social) y una acreditación conectada RFID reutilizable que permite networking, votación en directo y acceso automatizado a los talleres.