Convention interne festivalière : réunir 1700 collaborateurs R&D en un festival responsable
Comment transformer un séminaire R&D de trois jours en une expérience festivalière pour 1700 collaborateurs venus du monde entier ? WMH Project a conçu une convention interne bâtie autour de la rencontre, avec un dispositif éco-responsable visant une empreinte carbone minimale et un impact sociétal maximal.
Pourquoi choisir le format festival pour une convention interne ?
Quand 1700 collaborateurs venus de sites internationaux se connaissent peu ou pas du tout, le défi est d'abord humain. WMH Project a fait le pari du festival : un format positif où le partage abonde, inclusif car il célèbre la diversité des profils et des cultures, créatif car il stimule l'audace, et festif car il crée un sentiment de fierté collective. Trois convictions guident le dispositif : la rencontre avec le lieu, la rencontre entre collègues, la rencontre avec l'innovation.
Comment engager 1700 participants avant l'événement ?
Un tunnel d'invitation étalé sur quatre mois installe l'attente. À J-100, l'invitation et la plateforme d'inscription ; à J-80, une vidéo teaser ; à J-75, un appel à talents où les collaborateurs proposent une performance artistique en vidéo, avant un vote interne et la sélection de 10 finalistes coachés. S'ajoutent une playlist collaborative (J-50), une web app sans téléchargement (J-40) et une check-list festival adaptée à la météo (J-20).
Quel rôle joue la technologie sur place ?
Une web app dédiée porte le parcours : profil personnalisé, agenda sur mesure, plan, who's who, social wall interne et plénière interactive (quiz, votes, questions). Chaque participant reçoit un badge connecté RFID, réutilisable et fabriqué en France : échange de contacts par rapprochement, vote live, détection automatique aux entrées d'ateliers et rappels 15 minutes avant chaque session. Les badges s'illuminent de couleurs différentes pour orienter les groupes vers leurs auditoriums.
Comment articuler contenu scientifique et expérience humaine ?
Le programme se déploie sur trois jours autour de trois hashtags : #INSPIRE (learning expeditions, visites de site, keynotes prospectifs), #UNITE (ice-breakers, coffee breaks thématiques, workshops, formats de networking comme le videomathon ou le mur aux 100 questions) et #INNOVATE (plénière e-live diffusée dans quatre auditoriums, exposition de posters scientifiques, capsule temporelle ouverte en 2030). Les formats audacieux — world café, roundtable silencieux, débats, live scribing — remplacent la prose descendante.
Comment fédérer par un défi collectif ?
Le dernier jour propose un team building d'envergure : une chorégraphie graphique inspirée des créations de haut vol, adaptée aux non-danseurs et filmée par drone, avec l'ambition d'un record homologué. En alternative, une machine à réaction en chaîne géante construite en équipes, mobilisant communication et entraide. Deux façons de créer ensemble un souvenir commun.
Comment réduire l'empreinte de l'événement ?
Le dispositif vise une certification développement durable exigeante et un bilan carbone post-événement. Réemploi et location du mobilier, revalorisation systématique des déchets, restauration végétarienne ou locale et de saison, mobilité douce (navettes électriques, covoiturage), gobelets réutilisables et zéro plastique à usage unique. Un kiosque calcule et compense le carbone voyage de chaque invité. Côté social : équipes d'accueil issues de programmes d'inclusion, accessibilité PMR, prestataires du secteur adapté et solidaire.
Chez WMH Project, nous faisons de la rencontre le cœur de l'expérience — audace, impact, responsabilité.
FAQ
Combien de collaborateurs cette convention interne réunit-elle ?
L'événement rassemble 1700 collaborateurs venus de sites internationaux, sur trois jours, autour des piliers s'inspirer, s'unir et innover.
Comment l'événement limite-t-il son impact environnemental ?
Le dispositif vise une certification développement durable et un bilan carbone post-événement : réemploi du mobilier, restauration locale et de saison, mobilité douce, zéro plastique à usage unique et compensation du carbone voyage.
Quels outils technologiques structurent l'expérience ?
Une web app sans téléchargement (agenda personnalisé, plénière interactive, social wall) et un badge connecté RFID réutilisable permettant networking, vote live et accès automatisé aux ateliers.